Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

1.1 Verantwortlicher

GB Systems UG (haftungsbeschränkt) ist der alleinige Verantwortliche und bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 4(7) DSGVO.

2. Rechtsgrundlage und Anwendbarkeit

Diese Datenschutzerklärung soll die Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der UK-DSGVO und der spezifischen Datenrichtlinien der Plattformen gewährleisten, mit denen wir integriert sind, einschließlich der Google API Services User Data Policy. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder im Vereinigten Königreich werden alle personenbezogenen Daten in strikter Übereinstimmung mit diesen geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen verarbeitet.

3. Informationen, die wir sammeln

3.1 Persönliche Informationen, die Sie bereitstellen

Wir sammeln personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen, wenn Sie unseren Dienst nutzen. Dies umfasst Informationen, die bei der Kontoerstellung, Abonnementregistrierung, Kundenanfragen oder bei der Nutzung bestimmter Funktionen der Plattform übermittelt werden. Insbesondere können wir personenbezogene Daten wie Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Unternehmensdaten und Abrechnungsinformationen verarbeiten, die für die Rechnungsstellung erforderlich sind. Bitte beachten Sie, dass wir zwar Rechnungsdaten erfassen, sensible Zahlungsdaten jedoch sicher von unseren Drittanbietern für Zahlungen verarbeitet werden und nicht auf unseren internen Servern gespeichert werden.

Wenn Sie die freiwillige Frage bei der Registrierung beantworten, wie Sie von uns erfahren haben, speichern wir die gewählte Quelle zu Ihrem Konto. Bei einem KI-Assistenten können Sie zusätzlich Ihre Frage beschreiben. Bitte nennen Sie keine Namen oder anderen personenbezogenen Angaben. Dieser freiwillige Text bleibt in unserer Kontodatenbank und wird nicht an Google Analytics gesendet.

3.2 Google OAuth 2.0 und Google Unternehmensprofil-Daten

Um unsere Reputationsmanagement-Funktionen bereitzustellen, integrieren wir die Google Business Profile API mithilfe von Google OAuth 2.0. Wenn Sie diese Verbindung ausdrücklich autorisieren, greifen wir auf bestimmte Geschäftsdaten zu, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind. Dazu gehören Ihre Geschäftsstandortkennungen, Profilinformationen (wie Geschäftsname, Adresse und Kategorien) und Kundenbewertungsdaten einschließlich Bewertungstext, Bewertungen und Zeitstempeln. Wir greifen nicht auf persönliche Google-Kontodaten zu, die nicht mit der Verwaltung Ihres Unternehmensprofils zusammenhängen.

3.3 Zweck der Google-API-Datenverarbeitung

Daten, die über Google-APIs erhoben werden, werden ausschließlich zur Bereitstellung der Kernfunktionalität des Dienstes verwendet. Dies umfasst das Anzeigen und Verwalten von Kundenbewertungen in Ihrem Dashboard, die Erleichterung von Antworten auf Bewertungen, die Analyse von Feedback auf Trends und die Generierung von Geschäftseinblicken. In Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy werden diese Daten niemals verkauft, vermietet oder für Werbezwecke verwendet. Darüber hinaus werden Google-Daten nicht verwendet, um generalisierte künstliche Intelligenz oder Modelle für maschinelles Lernen zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

3.4 Künstliche Intelligenz und Datenspeicherung

Unser Dienst verwendet künstliche Intelligenz, um Kundenfeedback zu analysieren und Bewertungsantworten zu entwerfen. Sie entscheiden, wie Antworten veröffentlicht werden. Sie können jede Antwort manuell prüfen und freigeben oder die automatische Veröffentlichung für ausgewählte Sternebewertungen aktivieren. Automatische Antworten werden nur veröffentlicht, wenn Ihre Einstellungen dies zulassen und unsere automatisierten Prüfungen erfolgreich sind. Sie können die automatische Veröffentlichung jederzeit ausschalten.

Wir halten uns an strenge Datenspeicherungsrichtlinien. Daten, die mit Integrationen von Drittanbietern verbunden sind, werden nur so lange gespeichert, wie Ihr Konto mit dem Dienst verbunden bleibt. Sie können diese Integrationen jederzeit trennen, woraufhin die zugehörigen Daten gelöscht oder anonymisiert werden, vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Wenn Sie unsere Browser-Erweiterung nutzen, beachten Sie bitte auch Abschnitt 8 (Chrome-Erweiterung — KI-Antwortassistent) weiter unten für spezifische Hinweise zur Datenverarbeitung, lokalen Speicherung und zum Datenschutz.

4. Nutzerrechte

Nach geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Sie haben das Recht, auf die Daten zuzugreifen, die wir über Sie speichern, die Korrektur ungenauer Informationen zu verlangen oder die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Darüber hinaus können Sie Ihre Einwilligung für Integrationen von Drittanbietern jederzeit über die spezifischen Plattformeinstellungen oder innerhalb unseres Dienstes widerrufen.

Anfragen können über die unten stehenden Kontaktdaten eingereicht werden.

Wir nutzen Google Analytics auf unserer Website und im Portal, um Seitenbesuche und die Schritte von der Registrierung über die Google-Verbindung bis zur ersten veröffentlichten Antwort zu verstehen. Die Analyse wird beim Besuch geladen und verwendet Analyse-Cookies. Diese Ereignisse enthalten weder Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Firmennamen noch Bewertungstexte.

5. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen, einschließlich Verschlüsselung, Zugangskontrollen und sicheren Hosting-Umgebungen.

6. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Änderungen werden auf dieser Seite mit einem aktualisierten Datum „Zuletzt aktualisiert“ veröffentlicht.

7. Kontaktinformationen

8. Chrome-Erweiterung — KI-Antwortassistent

Die Chrome-Erweiterung „Google Business AI Reply Assistant“ (Manifest V3) erfasst und verarbeitet Daten ausschließlich dann, wenn Sie explizit auf die Schaltfläche „KI-Antwort“ in einem Dialog zur Beantwortung von Google-Bewertungen klicken:

Erhobene Daten

Datenfluss

• Sie öffnen einen Google-Bewertungsantwort-Dialog (auf business.google.com, maps.google.com oder dem Google Suche „Mein Unternehmen“-Panel).
• Die Erweiterung erkennt das Antwortfeld mittels DOM-Heuristiken und fügt eine „KI-Antwort“-Schaltfläche ein.
• Ausschließlich beim Klick auf „KI-Antwort“ werden die oben genannten Daten per HTTPS POST an https://scanandreview.com/api/extension/reply übertragen.
• Unsere API liefert einen Antwortentwurf zurück → die Erweiterung fügt diesen in das Google-Textfeld ein.
• Sie prüfen und bearbeiten den Entwurf bei Bedarf und klicken auf Googles reguläre „Posten“-Schaltfläche.

Speicherung

• Einstellungen (Unternehmensname, Tonfall, Grußformel, Vorgaben) werden lokal über chrome.storage.sync gespeichert — synchronisiert über Ihre angemeldeten Chrome-Browser.
• Es werden keine Bewertungsdaten lokal gespeichert.
• Die Deinstallation der Erweiterung löscht alle lokalen Daten restlos.

Kein Hintergrund-Tracking

• Die Erweiterung bleibt vollständig inaktiv, bis ein Google-Bewertungsdialog erkannt wird.
• Keine Netzwerkaufrufe außer bei explizitem Klick auf „KI-Antwort“.
• Keine Analysedienste, keine Werbetracker und keine Tracker von Drittanbietern.

Ihre Rechte

• Lokale Daten löschen: Chrome → Erweiterungen → Google Business AI Reply Assistant → „Entfernen“, oder chrome.storage.sync über die Chrome-Entwicklertools leeren.
• Serverseitige Löschung anfordern: E-Mail an support@scanandreview.com.
• Jederzeit beenden: Einfach die Erweiterung deinstallieren.

Compliance

• Verantwortlicher: GB Systems UG, Passau, Deutschland
• Google API Services User Data Policy konform (Limited Use)
• Chrome Web Store Entwicklerprogramm-Richtlinien konform

Plattform-Compliance-Erklärungen

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