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Scan And Review unterstützt die Arbeit mit Google Business Profile durch QR-Karten, direkte Links, eine Übersicht über Rezensionen und KI-Entwürfe. Für eine manuelle Antwort erstellen Sie einen Entwurf bei Bedarf und prüfen ihn vor der Veröffentlichung. Welche Antwort in einer konkreten sensiblen Situation angemessen ist, entscheidet die Praxis; diese Seite gibt keine medizinische oder rechtliche Beratung.
Eine neutrale Einladung formulieren
Bitten Sie um eine ehrliche Rückmeldung zur eigenen Erfahrung, ohne eine Sternezahl zu verlangen. Ein kurzer Text könnte lauten: „Wir freuen uns über Ihre ehrliche Bewertung auf Google.“ Diese Einladung sollte nach einheitlichen Regeln verwendet werden. Fragen Sie nicht zunächst nach Zufriedenheit, um anschließend nur positiv gestimmte Personen zum öffentlichen Formular weiterzuleiten.
Eine gedruckte Karte kann am Empfang liegen oder zusammen mit Unterlagen ausgehändigt werden. Niemand sollte sich zu einer öffentlichen Bewertung gedrängt fühlen. Erklären Sie bei Nachfragen schlicht, wohin der Link führt. Ob und welche Einladungen in Ihrem konkreten Praxisablauf verwendet werden dürfen, sollte die zuständige Person vor dem Einsatz prüfen.
Den richtigen Link für den richtigen Standort verwenden
Nutzen Sie bei mehreren Standorten jeweils den passenden Bewertungslink. Vergleichen Sie den angezeigten Praxisnamen und die Adresse, bevor eine Karte gedruckt wird. Der Google-Bewertungslink-Generator hilft beim Erstellen des Links. Mit der Bewertungskarten-Vorlage bereiten Sie das Drucklayout vor.
Testen Sie ein gedrucktes Exemplar mit einer Smartphonekamera. Prüfen Sie Kontrast, freien Rand und den angezeigten Profilnamen. Eine gut lesbare Gestaltung erleichtert den technischen Zugang; sie sagt nichts über die spätere Bewertung aus. Ein QR-Code ist außerdem kein Nachweis für eine Einwilligung in andere Kontaktmaßnahmen.
Öffentlich allgemein bleiben
Antworten Sie auf eine Kritik nicht mit Details aus internen Unterlagen. Auch wenn ein Text bereits persönliche Angaben enthält, müssen diese nicht in der Antwort wiederholt oder ergänzt werden. Verzichten Sie auf eine öffentliche Diskussion darüber, ob eine Person tatsächlich bei Ihnen war oder welche Behandlung stattgefunden haben könnte.
Für die weitere Klärung können Sie einen allgemeinen Kontaktweg nennen, den die Praxis dafür vorgesehen hat. Prüfen Sie intern, wer die Antwort freigibt. Wenn eine Aussage fachlich oder rechtlich unsicher ist, gehört sie nicht ungeprüft in einen automatisch veröffentlichten Text. Das gilt unabhängig davon, ob ein Entwurf von einer Person oder mit KI erstellt wurde.
Eine manuelle Freigabe bewusst nutzen
Bei der manuellen Bearbeitung erzeugen Sie einen Entwurf für die ausgewählte Rezension. Lesen Sie ihn auf unpassende Annahmen und vertrauliche Angaben durch. Ein höflicher Text ist noch nicht automatisch ein inhaltlich richtiger Text. Ändern Sie den Entwurf oder schreiben Sie selbst, wenn er die Situation nicht angemessen behandelt.
Das Produkt kann automatische Veröffentlichung für ausgewählte Sternebewertungen ermöglichen. Die Praxis sollte vorab festlegen, ob sie diese Funktion überhaupt nutzen möchte und für welche Situationen eine persönliche Prüfung erforderlich bleibt. Sterne außerhalb der automatischen Auswahl werden nicht allein dadurch automatisch als Entwürfe erzeugt. Prüfen Sie deshalb die Einstellungen und die tatsächlichen Entwürfe getrennt voneinander.
Beispiel einer allgemeinen Antwort
Das folgende Beispiel wurde zur Illustration geschrieben und ist keine echte Patientenbewertung: „Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Wir nehmen den Hinweis ernst und möchten die Situation besser verstehen. Bitte wenden Sie sich über unseren allgemeinen Kontaktweg an die Praxisleitung, damit wir Ihr Anliegen vertraulich besprechen können.“
Das Beispiel bestätigt keinen Behandlungs- oder Patientenstatus und verspricht keine bestimmte Lösung. Es ist kein rechtlich freigegebener Mustertext für jeden Fall. Lassen Sie sensible Antwortvorlagen in Ihrem eigenen Verantwortungsbereich prüfen, bevor sie im Team als Standard verwendet werden.
Feedback intern bearbeiten
Ordnen Sie Rückmeldungen einer verantwortlichen Person zu und trennen Sie öffentliche Kommunikation von interner Klärung. Eine private Kontaktmöglichkeit darf nicht dazu benutzt werden, eine öffentliche Bewertungsmöglichkeit nur für bestimmte Personen zurückzuhalten. Lesen Sie wiederkehrende Themen im Zusammenhang, statt aus einzelnen Formulierungen Diagnosen oder Motive abzuleiten.
Für allgemeine Auswertungen kann eine Sentimentanalyse Texte vorsortieren. Übernehmen Sie dafür keine vertraulichen Informationen, die für diese Aufgabe nicht benötigt werden. Eine Befragung mit klar definierter Frage lässt sich bei Bedarf mit dem CSAT-Rechner auswerten; sie ist von einer öffentlichen Google-Rezension zu unterscheiden.
Softwareumfang und Testzugang
Professional kostet 49 € monatlich oder 490 € jährlich für bis zu fünf Standorte. Enterprise wird individuell angeboten. Scan And Review unterstützt Google Business Profile, keine Facebook-Antworten und keine SMS-Bewertungsanfragen. Prüfen Sie den vorgesehenen Einsatz gemeinsam mit den zuständigen Personen Ihrer Praxis.
Lesen Sie die Preise oder testen Sie 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Prüfen Sie vor einem tatsächlichen Einsatz die gewünschten Datenflüsse, Teamzuständigkeiten und öffentlichen Formulierungen mit den dafür verantwortlichen Personen Ihrer Praxis.